Mailversand besser dokumentieren

[grichardson@…]

Wir sind gerade dabei eine Kundenerweiterung zu implementieren, bei der man mehrere Rechnungen auswählen und diese mit einem Klick per Mail an die hinterlegten Adressen verschicken kann. Inwieweit das in den Standard einfließen wird/kompatibel ist wird sich noch zeigen, aber wir haben da jetzt den Bedarf dies etwas besser zu protokollieren als nur den Eintrag in "interne Bemerkungen", ein Feld nach dem man nicht suchen kann. Daher die Idee einer neuen Datenbanktabelle, wo der Mailversand protokolliert wird, also ein Eintrag bei jedem Mailversand aus dem System heraus mit den nötigsten Informationen oder zumindest einem Link zu der Rechnung, und der Möglichkeit schnell zu prüfen, ob eine Rechnung per Mail verschickt wurde oder nicht.

Wenn ihr so etwas macht, dann bitte nicht nur auf Rechnungen bezogen. Auch Angebote, Auftragsbestätigungen etc. können per E-Mail verschickt werden. Das sollte alles über denselben Mechanismus abgebildet werden.

Bezüglich "schnell prüfen". Eventuell neuer Tab in den Belegmasken? Zusätzlich kurze Info in der E-Mail-Maske selber: "Beleg wurde bereits am x. an y verschickt". Sind nur Vorschläge/Ideen?, die mir spontan gekommen sind.

Wäre es nicht sinnvoll das einfach in history zu loggen? Das Grundsystem davon ist ja nicht so verkehrt, nur halt seit Ewigkeiten nicht gepflegt.

Das wird auch schon gelogged, da gucke ich gerade und versuche die Historiensuche anzupassen, damit man danach suchen kann.

Ist stimme Moritz zu, dass das keinesfalls nur für Rechnungen gebaut werden sollte. Da klebt dann das Etikett "schafft es nicht in den Standard" bzw. "fliegt wieder raus" bereits auf der Stirn.

Die Lösung muss imo ein Reiter "Dokumente" (o.ä.) beim Kunden bzw. Lieferanten in den Stammdaten sein, in dem ich alle Systemdokumente (Angebote, Aufträge, Rechnungen,...) gelistet bekomme, die für den Kunden erstellt wurden. Ich kann sie ansehen (PDF davon erzeugen) oder per Checkbox für den Versand per Mail vormerken und verschicken. Gleichermaßen könnten sie gebündelt mit einem Deckblatt gedruckt werden - es soll Leute geben, die fordern weiterhin Papier.

Der Mailtext wird dann in die Bemerkungen mit Datum abgelegt. Hier wäre ein Kategorie-Selektor schön, der für diese Aktion dann auf "per Mail" gesetzt wird. Das wird dann auch bei Mails direkt ab Formular so gemacht, weil dann hat man alles schön beieinander.

Die Historie ist keine gute Idee, denn da kommen viele Anwender gar nicht dran, weil die Rechte dafür fehlen. Außerdem wenn ich suche, was ich wem wann geschickt habe, ist der natürliche Einstieg die Adresse.

Der Reiter "Dokumente" könnte auch leicht dahingehend aufgebohrt werden (s. o.:Drucken), dass man damit Briefe an jemanden schreiben kann, die über die Bemerkungen dokumentiert (und ggf. auch nochmal erzeugt) werden können. Das ist ja bereits der Fall, wenn ich damit etwas ohne Dokumentanhang erzeuge - das kann man ja einfach zulassen.

Spontane Idee:
Eine Funktion "an Adressliste" in diesem Formular (z.B. eine Liste, die nach Druck auf einen Button ausgewählt wird), und schon ist die (rudimentäre, aber vermutlich in mindestens 85% der Fälle völlig ausreichende) Serienbrief-Funktion fertig (der Text wird dann an jede Adresse als Bemerkung angehängt).

Und ich stimme Sven zu. Man muss die history ja nicht nur über die Historiensuche auswerten, sondern kann das auch in den Stammdaten einbauen. Dort werden dann eben nur die zu dem Kunden/Lieferanten? gehörenden und "mailed" Einträge angezeigt. Zudem könnte auch in Berichte->Rechnungen (oder Angebote/Aufträge?) eine Spalte "per Mail verschickt am" angezeigt werden. Allerdings sind dann die Empfänger und der Text noch nicht protokolliert (außer in den internen Bemerkungen).

Wenn dabei die History besser gepflegt wird, fände ich das super. Aber das kann natürlich auch unabhängig davon passieren ...

Wo es gespeichert werden soll, hängt maßgeblich davon ab, was man mit den gespeicherten Informationen tun möchte.

1. Will man bereits verschickte E-Mails in Oridinalform anschauen können?
2. Will man evtl. zukünftig auch Antworten in kivitendo verwalten können?
3. Will man bereits verschickte E-Mails erneut verschicken können, z.B. um Tippfehler in der Adresse zu korrigieren?
4. Will man differenziert suchen können (z.B. "ich will nur im Betreff suchen")?
5. Will man die an die E-Mail angehängten Dokumente mit speichern und später erneut aufrufen können?
6. Will man vielleicht nachträglich Informationen zu einer verschickten E-Mail erfassen können?
7. Will man solche E-Mails mal auf Wiedervorlage setzen können?
8. Will man solche E-Mails evtl. mal ausdrucken können (don't ask...)?

Lautet die Antwort auf nur eine dieser Fragen "ja", so muss dafür eine eigene Tabellenstruktur her. Das Event "Beleg wurde als E-Mail verschickt" kann ja zusätzlich in der Historie gespeichert werden.

Erst Mal finde ich das cool, daß sich so viele hierzu melden, ich hatte
erwartet, daß das niemanden sonst interessiert.

Ich habe etwas nachgeforscht, und es stellt sich heraus, daß der Mailversand
generell schon protokolliert wird, und zwar sogar an 2 Stellen:

• in der history_erp, da gibt es Einträge mit dem Attribut addition = MAILED

• in status (der Warteschlangentabelle), zumindest wenn man den Beleg als PDF anhängt, da gibt es das Boolean emailed

In beiden Fällen wird also zumindest dokumentiert, daß eine Mail verschickt
wurde und wann, der Bezug ist dann die trans_id zu dem Beleg, die Details
zu der Mail finden sich aber nur in intnotes.

Für Firmen die Rechnungen per Mails verschicken wollen, und nur gucken wollen,
ob die Mail auch wirklich rausging, reicht diese Info wahrscheinlich schon aus.

Ob die Mail wirklich zugestellt wurde ist damit aber natürlich noch nicht
gesichert, nur die Übergabe an den lokalen Mailversender, aber zur Not kann man
über den Timestamp dann in den Maillogs nachschauen, wenn es einen Disput gibt.

Zu den bisher protokollierten Daten:

Für den Zugriff auf die Daten aus history_erp braucht man Rechte für System,
und die Protokolldaten aus der Warteschlange lassen sich an der Oberfläche
nirgends abfragen, sind aber vorhanden. Man könnte aber bei einem neuen Bericht
oder eine besseren Anzeige durchaus schon auf diese Daten zugreifen.

Will man aber z.B. unter allen verschickten Mails nach einem bestimmten Empfänger
filtern bräuchte man eine eigene Tabelle. Oder wie bei den anderen Beispielen von Mosu.

«Beleg wurde als E-Mail verschickt» ist objektiv betrachtet wertlos, denn es ist nicht dokumentiert WAS verschickt wurde. Aber genau das ist es, worauf es im Zweifelsfall ankommt. Selbst der Eintrag am Beleg, so wie er aktuell erfolgt, ist - bei genauerer Betrachtung - sinnfrei, da ich nach dem Versand die Positionen ändern kann und das nirgends protokolliert wird.

Die Annahme, dass ein Eintrag in der Historie "wurde verschickt" den Informationsbedarf befriedigen könnte, erscheint mir fragwürdig: Wann wird das denn da reingeschrieben: Wenn ich klicke "per Mail verschicken" oder erfolgt der Eintrag durch den Mailer "erfolgreich verschickt"?

Die Moritz´sche Liste führt gut auf, worauf es sowohl in der Nutzung als auch dokumentatorisch ankommt. Wenn da was angestoßen wird, bin ich fundamentalistischer Anhänger von "richtig machen". Behelfslösungen haben wir imo schon genug und sie fallen uns immer nach kurz oder lang auf die Füße.

Derzeit tendiere ich eher dazu, daß mir für das Projekt die Information aus der History und intnotes reicht, um nachzuschauen was wann passiert ist, und daß man das "was wurde eigentlich geschickt" z.B. durch einen fest eingebauten Bcc an eine eigens für eine solche Protokollierung eingerichtete E-Mail-Adresse verschickt, da hätte man dann auch eine Kopie der PDF Datei (Punkt 1 von Moritz Liste).